Cobraste diez cuotas con tarjeta el lunes. El martes MercadoPago te muestra menos plata de la que esperabas, el jueves aparece un ingreso que no reconocés y a fin de mes el saldo no coincide con lo que dice tu sistema. No es que algo esté mal: es que el banco y vos cuentan la misma plata en días y montos distintos. Conciliar es el trabajo de explicar esa distancia.
Para empezarQué es conciliar
Conciliar es poner lado a lado lo que dice el banco y lo que dice tu sistema, y explicar cada diferencia hasta que no quede ninguna sin nombre.
No hace falta ser contador para hacerlo. Hace falta tener las dos listas en el mismo lugar y una regla clara para cada tipo de diferencia. El problema es que en un gimnasio esas listas viven en lugares distintos: la plata en MercadoPago y en el banco, y lo cobrado en tu sistema, en una planilla o en el cuaderno del mostrador.
El origen del líoPor qué los números no coinciden
Casi todas las diferencias caen en alguna de estas seis. Ninguna es un error: son la forma en que el procesador mueve la plata.
La plata llega otro día
Cobrás hoy, pero MercadoPago la libera días después según el plazo que elegiste. Entre que el procesador cobra y deposita pueden pasar hasta 18 días.
Llega con descuentos
La comisión del procesador, su IVA y las retenciones de Ingresos Brutos salen antes de que la plata toque tu cuenta.
Cobros sin nombre
Una transferencia o un QR muchas veces no dicen quién pagó ni qué. Es la parte del extracto que hay que explicar a mano.
Rendimientos
Si dejás saldo en MercadoPago, rinde todos los días. Son ingresos chicos y muchos, que no salen de ninguna venta.
Retiros y traspasos
Pasar plata de MercadoPago al banco no es un gasto ni un ingreso: es la misma plata cambiando de cuenta. Si no se anota así, el saldo de las dos queda mal.
Impuesto al cheque
Cada movimiento bancario puede llevarse su parte. Son montos chicos, pero muchos, y a fin de mes suman.
El camino de siempreCómo se hace a mano
La versión con planilla tiene cuatro pasos. Funciona, pero se lleva una tarde por cuenta y por mes, y hay que rehacerla cada vez que se corrige algo hacia atrás.
- Bajar el extractoExportar el reporte de MercadoPago o del home banking, con las fechas en que la plata se liberó y no las de cobro.
- Exportar lo cobradoSacar de tu sistema o de la planilla todo lo que se cobró en el período, con el medio de pago.
- Cruzar renglón por renglónBuscar cada movimiento del banco en tu lista por monto y fecha aproximada, y marcar los que coinciden.
- Explicar lo que sobraLo que queda sin pareja es el trabajo de verdad: comisiones, retenciones, cobros sin nombre, retiros y lo que nadie anotó.
«El cruce es lo fácil. Lo difícil es el renglón de mil pesos que no tiene nombre y que nadie se acuerda de haber cobrado.»
El equipo de Midu Gestión, después de acompañar muchos cierres de mes
La versión cortaCómo lo hace Midu Gestión
En Midu Gestión la conciliación está en Finanzas › Conciliar. Cada día pendiente se abre con las dos columnas enfrentadas: a la izquierda lo que dice el banco, a la derecha lo que dice tu libro.
- El extracto se baja solo, cada mañanaCon la cuenta de MercadoPago conectada, no hay que exportar nada.
- Lo que tiene referencia se cruza soloSi el pago salió de Midu Gestión —débito, link o QR—, ya sabe a qué venta corresponde.
- Lo demás te queda propuestoPara cada renglón sin pareja te muestra el candidato más probable y por qué lo eligió. Vos confirmás o elegís otro.
- Lo que faltaba se convierte en asientoUn retiro al banco se anota como traspaso entre cuentas, un retiro de un socio como retiro, un débito del banco como gasto.
- Aprende de lo que confirmásTus reglas y tus confirmaciones le enseñan a clasificar el próximo renglón parecido. Lo que aprende de tu gimnasio no se mezcla con otros.
Más allá de MercadoPagoY los extractos del banco
El banco no siempre tiene una conexión directa. Por eso Midu Gestión acepta el CSV de cualquier banco: propone el separador y qué columna es cada cosa, y si alguna fila no la puede leer, te dice cuál y por qué. A partir de ahí el cruce funciona igual que con MercadoPago.
Cada cuenta lleva su propio saldo y su moneda. Una cuenta en dólares no se mezcla con los pesos, y los rendimientos de un plazo fijo o del saldo de MercadoPago quedan registrados aparte, para que no se confundan con lo que cobraste.
Lado a ladoA mano o con un sistema
| Con planilla | Con Midu Gestión | |
|---|---|---|
| Bajar el extracto | A mano, una vez por mes | Solo, cada mañana |
| Cobros hechos por el sistema | Se buscan uno por uno | Se cruzan solos por referencia |
| Comisiones y retenciones | Se calculan aparte | Quedan a la vista en cada renglón |
| Retiros al banco | Fácil de anotar como gasto | Se anotan como traspaso |
| Lo que nadie anotó | Se descubre a fin de mes | Aparece ese día, listo para registrar |
Para imprimirEl cierre de cada mes, en seis tildes
Sirve con o sin sistema. Tildá a medida que avanzás.
Lo que más nos preguntanPreguntas frecuentes
¿Necesito un contador para conciliar?
No. Conciliar es ordenar tu propia plata, y lo hace quien maneja la caja. El contador lo agradece: le llega todo explicado.
¿Cada cuánto conviene hacerlo?
Con planilla, una vez por mes. Con el extracto que se baja solo, alcanza con mirar los pendientes una vez por semana: son pocos renglones y te acordás de qué fue cada uno.
¿Sirve si cobro por varios medios?
Sí. Cada cuenta —MercadoPago, cada banco, el efectivo del mostrador— se concilia por su lado, con su saldo y su moneda.
¿Qué pasa con lo que cobré antes de usar Midu Gestión?
Se puede poner al día una cuenta contra el último extracto o contra lo contado: la diferencia queda registrada con quién la contó y cuándo, sin inventar números.
Equipo de Midu GestiónAgustín, Francisco e Ignacio. Hacemos el sistema que usan gimnasios y estudios de toda la Argentina, y te contestamos nosotros por WhatsApp.
